個人情報の取り扱いについて
◯個人情報保護の組織活動
- 代表者および全ての従業員（社員、契約社員、派遣社員、非常勤職員を含む）は、個人情報に関する法令およびその他の規範を遵守します。
- 個人情報保護管理者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムの実施および運用に関する責任と権限を与え、業務を行わせます。
- 個人情報保護監査責任者を選任し、個人情報の保護に関する実践と運用状況の内部監査を実施します。
- お取引先の企業および個人に対し、個人情報の保護に係わる協力を要請します。
- 基本方針は、当社のホームページなどに掲載することにより、いつでもどなたにも閲覧可能な状態とします。
- 個人情報保護マネジメントシステムは代表者が積極的に参画し適宜見直しを行い、継続的に改善します。
- お客様が、お客様の個人情報の照会、修正等を希望される場合には、お客様に対する当社各窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。
- 苦情相談窓口：島の保健室 0980-79-5183 info@shimaho.com
- 個人情報の取扱いに関する法令，国が定める指針その他の規範を遵守します。
◯個人情報の取り扱い
- 個人の権利の尊重 当社は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報に対し、開示・訂正・削除を求められたときは、合理的な期間内に、妥当な範囲内でこれに応じます。
- 個人情報の収集・利用・提供 当社は、個人情報の収集、利用および提供にあたり、お客様に対し収集目的を明らかにするとともに収集した個人情報の使用範囲を限定し、適切に取り扱います。また収集目的を超えた目的外の利用は行ないません。
- 業務受託でお預かりする個人情報について 当社は、お客様より業務委託を受ける際に、お客様と当社の間で、機密保持、授受、保管、返却、廃棄について契約書及び手順書を定め、お預かりした個人情報の機密性及び正確性を確保し、維持します。
- 外部委託で預ける個人情報について 当社は、外部への業務委託をする際に、委託業者と当社の間で、機密保持、授受、保管、返却、廃棄について手順書を策定し、契約を締結の上、厳正に管理を行います。
- 安全対策の実施 当社は、個人情報が社外に流出、もしくは不当に改ざんされるなどのトラブルを引き起こさないように当社の管理規定を整備し、合理的な安全対策を講じそれを実施します。
- 個人情報に関する法令等の遵守について 当社の役員および全ての従業員（社員、契約社員、派遣社員、非常勤職員を含む）は、個人情報に関する法令およびその他の規範を遵守します。
- 苦情及び相談への対応について 当社は、当社が保有する個人情報について、お客様からの苦情及び相談を受け付けるための窓口を設置し、苦情及び相談に対して速やかに対応します。
苦情相談窓口：島の保健室 0980-79-5183 info@shimaho.com
◯安全のために講じた措置
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の順守」、「問い合わせ及び苦情処理の窓口」等について基本方針を策定
- 個人データの取扱に係る規律の整備
個人データの取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備
- 組織的安全管理措置
整備した取扱方法に従って個人データが取り扱われていることを代表者が確認
- 人的安全管理措置
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
- 物理的安全管理措置
個人データを取り扱うことのできる従業者及び本人以外が容易に個人データを閲覧できないような措置を実施
- 技術的安全管理措置
個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確化し、個人データへの不要なアクセスを防止
◯個人情報の利用目的
個人情報の利用目的については当社では、お客様から個人情報取り扱い業務を受託する場合、及び当社が個人情報を収集する場合、利用目的を次の通り特定し、その利用目的の範囲内にて利用します。
・お客様から受託して個人情報を取り扱う場合の利用目的
- 健康コンサル業務
- ストレスチェック実施業務
・当社自ら収集して個人情報を取り扱う場合の利用目的
当社事業に関して、お問い合わせいただいた内容に回答するため
当社事業に関して、ご請求いただいた各種資料を発送するため
当社のサービスのご案内・サポート情報をご提供するため
当社の採用、不採用に関する応募者対応業務
・各種公開情報の利用について
当社では、当社商品・サービスのご案内をする目的、およびお客様のニーズに合った商品・サービスのご提供を実現するための調査をする目的において、電話帳・新聞・ホームページ等で公開されている個人情報、または適法に市販・公開されている各種名簿等により、適正に取得した個人情報を利用する場合があります。なお、いずれの場合も原則としてお客さまの同意を得ることなく第三者に提供・提示することは一切ありません。
・弊社従業員（社員・契約社員・パート・アルバイト）から収集した個人情報
- 基本となる情報：氏名・生年月日・履歴・性別・住所・電話番号等 利用目的：勤怠管理・業務上の連絡・社員名簿作成・社員教育に関わる業務・給与/賞与等業務上生じる支払い・社会保険関係の手続き・労働/税関係の法律上要求される諸手続・福利厚生の提供及びその案内・監督省庁等の官公庁への届出/報告・その他必要な雇用/労務管理
- 賃金に関連する情報：家族構成・扶養家族の有無 利用目的：給与/賞与/諸手当等報酬の決定
- 人事に関連する情報：職歴・資格・特技・各種免許等 利用目的：配属/職位等の検討/決定・人事考課業務全般
- 健康に関連する情報：健康診断結果・診断書 利用目的：従業員の健康管理/増進・健康的な就業状態の確保・法令上の諸手続き・人事考課
・個人情報手続き（開示・訂正・利用停止請求）
ご自身の個人情報について、開示、内容訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供停止のご請求は、下記メールアドレスから依頼いただけましたら、請求用紙を送付いたします。
info@shimaho.com
・個人情報取り扱いに関する問い合わせ先
事業者名称
島の保健室
〒906-0013 沖縄県宮古島市平良字下里1107-3 ニコニコハイツ201
西里 えり奈
個人情報の保護管理責任者
管理者名：西里 えり奈
連絡先：09807-79-5183
e-mail:info@shimaho.com
・保有個人データ又は第三者提供記録の開示等に応じる手続き
- 開示等のお求めの申し出先
開示等のお求めは、上記「個人情報の取り扱いに関する問い合わせ先」にお申し出下さい。 - 開示等に際して提出すべき書面等
a)お申し出受付後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「個人情報開示等申請書」をご郵送いたします。
b)本人確認のための書類（運転免許書、健康保険証、年金手帳、パスポートいずれかのコピー1通 - 代理人による開示等の申請
「開示等の求め」をする者が本人又は、未成年又は、成年被後見人もしくは、開示等の求めをすることにつき、本人が委任した代理人である場合は前項の書類に加えて下記の書類ａ）又はｂ）を同封して下さい。
a）法定代理人の場合
・法定代理権があることを確認するための書類（戸籍謄本）：一通
・未成年者又は成年被後見人であることを確認するための下記書類：一通
（法定代理人の戸籍謄本原本、本人の実印による委任状、印鑑登録証明書、運転免許書、健康保険証、年金手帳、パスポートいずれかのコピー）
b）委任による代理人の場合
・委任状：一通
・申請者本人のり印鑑証明書：一通 - 手数料およびその支払い方法について
当社は、現時点では開示等にかかわる手数料を徴収しておりません。 - 開示等に対する回答方法
申請者の申請書記載住所宛に書面によって回答申し上げます。 - 開示等に関して取得した個人情報について
「開示・訂正・利用停止等」に関して取得した個人情報の「利用目的」開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱います。提出して頂いた書類は開示等の求めに対する回答が終了した後６年間保存し、その後廃棄いたします。 - ご請求時の留意事項
次に該当する場合は、非開示とさせて頂きます。非開示とした場合は、その旨、理由を付記してご通知申し上げます。
・申請書、本人確認書類および当社に登録されている住所・氏名・電話番号が一致しないなど、本人確認ができない場合
・代理人の申請に際して、代理権が確認できない場合
・所定の申請書類に不備があった場合
・対象となる方の個人情報が、当社に登録されていない場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・他の法令に違反することとなる場合
◯当社が所属する認定個人情報保護団体について
当社は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である「一般社団法人JAPHICマーク認証機構」の対象事業者です。個人情報に関する苦情・相談についてのお問い合わせはこちらでご確認下さい。
※当社の業務内容に関する問合せ先ではございません。
令和6年7月1日
島の保健室 西里 えり奈
